Du er her

Hjem › Information til jobsøgere

Information til jobsøgere

Information til jobsøgere hos Team Olivia Danmark

Baggrund

Da du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan identificere en person, f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger, mv. Ansvarlige for disse personoplysninger er:

Team Olivia Danmark, CVR 34803668
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk

Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.

Er du ikke jobansøger, men ansat i Team Olivia, bedes du læse privatlivspolitikken for ansatte her.

Sådan får vi dine personoplysninger

Vi får dine oplysninger primært fra dig selv. Du afleverer oplysninger til os, når du søger en stilling, eksempelvis i form af kontaktoplysninger og CV.

Endvidere kan vi indhente personoplysninger om dig i form af referencer hos tidligere arbejdsgivere, såfremt du har givet samtykke hertil.

Har du valgt at søge en stilling hos os gennem et af de rekrutteringsbureauer, vi samarbejder med, får vi også dine oplysninger fra rekrutteringsbureauet.

Vi indhenter også selv oplysninger om dig under rekrutteringsfasen, såfremt du kommer til ansættelsessamtale hos os, hvor der også indsamles personoplysninger ved din personlighedstest.

Formålet med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

  • At sikre dokumentation til et rekrutteringsforløb i tilfælde af eventuelle klager om rekrutteringsprocessen, eksempelvis diskrimination
  • At evaluere og vurdere ansøgernes kompetencer til stillingen i forbindelse med rekrutteringen

Hvilke personoplysninger

Vi behandler kun personoplysninger, der er nødvendige for vores rekrutteringsproces:

  • Almindelige oplysninger; det vil typisk være (ikke udtømmende); navn, kontaktoplysninger, CV, adresse, sproglige kompetencer og uddannelsesbeviser.
  • Følsomme oplysninger i tilfælde af, at det har betydning for ansættelsen. Dette er som udgangspunkt kun relevant, hvis du har visse skånebehov eller ønsker et fleksjob, der medfører, at du skal ansættes på særlige vilkår.

Lovlig grundlag for behandling af almindelige personoplysninger

For at kunne behandle personoplysninger for dig skal vi have et lovligt grundlag. Vores lovlige grundlag er i den forbindelse:

  • Interesseafvejning;
    • Vi behandler dine personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse i at vurdere din ansøgning til en stilling hos os med henblik på ansættelse og dokumentere rekrutteringsforløbet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
    • Når du langt i ansættelsesprocessen, vil vi også behandle dine almindelige personoplysninger, som fremkommer på baggrund af en personlighedstest, jf. interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, efter vores legitime interesse i at rekruttere en kandidat, hvis kompetencer lever op til de krav, som der er til stillingen.
  • Samtykke;
    • Hvis vi ønsker at ansætte dig, indhenter vi almindelige oplysninger om dig gennem indhentelse af reference hos din(e) tidligere eller nuværende arbejdsgiver(e), såfremt du har givet samtykke til det, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a

Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger

Vi behandler i nogle tilfælde oplysninger, som kan betragtes som personfølsomme oplysninger, herunder oplysninger om dit helbred, som du selv giver os under rekrutteringsprocessen, og kun såfremt de er relevante for ansættelsen. Disse oplysninger behandles af os med udgangspunkt i følgende:

  • Retskrav; behandlingen af dine personfølsomme data kan være nødvendige for at kunne behandle et retskrav, eksempelvis hvis du selv oplyser, at du søger et fleksjob, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Som en del af ansøgningsprocessen vil dine oplysninger kun deles med de medarbejdere i Team Olivia, der tager del i rekrutteringen, og med eksterne IT-systemleverandører (eksempelvis vores hosting-leverandør og Microsoft Office 365 til udsendelse af afslag per mail).

Ønsker du ansættelse i fleksjob eller med skånebehov, deles dine personoplysninger også med offentlige myndigheder for at sikre, at denne type ansættelse kan etableres.

Modtager af persondata uden for EU

Team Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:

  • USA (usikkert tredjeland)
  • England (sikkert tredjeland)

Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.

Overførslen til sikre tredjelande sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Udover grundlaget for overførslen har Team Olivia også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget årligt tilsyn med overholdelsen heraf.

Det tidsrum vi behandler dine persondata

Team Olivia har retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer de forskellige typer af personoplysninger alt efter kategorier, formålet med behandlingen og eventuelle lovkrav. Personoplysninger bliver ikke opbevare,t længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for indsamlingen af dem.

Som udgangspunkt sletter vi dine personoplysninger senest 6 måneder efter din ansøgning, og opbevaringen er nødvendig for at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen i tilfælde af klager.

Sådan beskytter vi dine personoplysninger

Vi har implementeret forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine perssondata på.

Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer, og vi fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.

Personoplysninger der er gemt i fysisk format skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang, og kun medarbejdere med nødvendige relevante formål kan have adgang til disse dokumenter.

Dine rettigheder

Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.

Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.

Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.

Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.

Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:

  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
  • Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
  • Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
  • Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav

Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.

Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.

Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.

Mere information

Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk. Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Seneste redigering fandt sted i november 2022.

Persondatapolitik